Billbee und Microsoft 365 Exchange
Billbee und Microsoft 365 Exchange
Wie viele andere nutze auch ich das Warenwirtschaftssystem Billbee für meine unternehmerischen Tätigkeiten.
Da Billbee standardmäßig nur die gängigen E-Mail-Provider wie Strato oder IONOS unterstützt,
wollte ich meine E-Mails über den Microsoft 365 Exchange-Dienst versenden lassen.
Dies funktionierte jedoch zunächst nicht, da ich die Einstellungen falsch interpretiert hatte.
Es gibt zwei Optionen:
Die klassische Methode über SMTP-Auth, bei der man in der Regel seine E-Mail-Adresse als Benutzernamen und
sein Passwort angibt und als Server eine Adresse wie smtp.xxxx.de verwendet, sowie Sicherheitseinstellungen
wie SSL/TLS. Da ich mich bei Microsoft 365 über eine externe App wie den Microsoft Authenticator
(mehrstufige Authentifizierung) anmelden muss, funktioniert diese klassische Methode nicht mehr und führt
ständig zu Verbindungsfehlern – es können keine E-Mails versendet werden.
Stattdessen muss man, wie Billbee beschreibt, Konfigurationen im Microsoft 365 Adminbereich vornehmen.
Das Szenario ist einfach, wenn man weiß, wie es geht. Da ich kein IT-Administrator bin,
musste ich mich zunächst in die Materie einarbeiten, erzielte jedoch letztlich ein erfolgreiches Ergebnis.
Zunächst muss man herausfinden, wie der eigene MX-Server heißt. Da ich meine Domain ebenfalls über Microsoft 365
verwalte, meldet man sich bei admin.microsoft.com an, wählt bei Einstellungen/Domänen seine Domain aus und ruft
die DNS-Einträge auf. Im Abschnitt Microsoft Exchange findet man den MX-Eintrag, der bei mir etwa so aussieht:
meinedomain-de01b.mail.protection.outlook.com
Um E-Mails versenden zu können, muss man im Exchange Admin Center von Microsoft 365 einen Connector hinzufügen.
Im Exchange Admin Menü über E-Mail-Fluss/Connectors.
Dort auf einen neuen Connector erstellen und E-Mail-Server Ihrer Organisation auswählen. Auf Weiter klicken.
Als Connector-Name beispielsweise Billbee eingeben. Eine Beschreibung ist nicht nötig.
Den Haken bei Aktivieren lassen.
Als Authentifizierungsmethode den zweiten Punkt wählen: Durch Überprüfung, ob die IP-Adresse des sendenden
Servers mit einer der folgenden IP-Adressen übereinstimmt, die exklusiv zu Ihrer Organisation gehören.
Dort die von Billbee genannten IP-Adressen eintragen. Es sind insgesamt drei verschiedene IP-Werte.
Wichtig ist, dass man die IP-Adresse immer mit dem PLUS-Zeichen-Button bestätigt.
Am Ende mit den Button Connector erstellen den Vorgang abschließen.
Damit Billbee E-Mails über Microsoft Exchange versenden kann, müssen folgende Einstellungen bei Billbee E-Mail Versand
gemacht werden:
Absender: E-Mail von Microsoft (irgendeine, die man dort angelegt hat.
Muss nicht zwingend der aktive Benutzer sein, kann auch ein Alias sein)
SMTP-Server: der Eintrag aus dem MX-Record, wie z.B. meinedomain-de01b.mail.protection.outlook.com
Port: 25 (wichtig, andere Portnummern funktionieren hier nicht)
Login und Passwort: wie bei der Anmeldung bei Microsoft 365
StartTLS: auf Aktiv setzen
Das war’s schon.
Um noch zu verhindern, dass die Nachricht möglicherweise im Spam-Ordner des Empfängers landen, empfiehlt es sich,
beim SPF-Eintrag in den DNS-Einträgen Folgendes hinzuzufügen:
v=spf1 ip4:Statische IP-Adresse von Billbee include:spf.protection.outlook.com -all